Mỗi vị trí ban điều hành core 13 như mỗi bánh răng được kết nối với nhau, cùng nhau vận động để đưa cộng đồng phát triển theo đúng mục đích đề ra. Nhánh phó chủ tịch đào tạo bao gồm cả trưởng ban đối nội và trưởng ban IT là 1 trong 4 trụ cột gồm 3 trụ cột còn lại là nhánh phó chủ tịch tài chính, nhánh phó chủ tịch thường trực và nhánh phó chủ tịch đầu tư. Dưới đây là một số tóm lược về khóa học Đào tạo nhánh phó chủ tịch đào tạo được anh Nguyễn Xuân Thủy - nhà sáng lập VBCI đào tạo và chia sẻ.
1. Về mô tả công việc của từng vị trí
VBCI Vietnam đã có những mô tả chi tiết cho từng vị trí. Và thật tuyệt vời khi biết cách dùng công cụ của VBCI để làm đúng theo quy trình công việc thì mọi việc sẽ diễn ra dễ dàng mà không tốn nhiều công sức của bất kỳ thành viên nào.
2. Về quy trình công việc của nhánh phó chủ tịch đào tạo
Ở đây VBCI Vietnam đã vẽ ra lưu đồ và các bước thực hiện rõ ràng trong tất cả các bước TRƯỚC - TRONG - SAU của tất cả hoạt động rất là chi tiết, bao gồm:
- (WHAT) Công việc là gì?
- (WHO) Ai là người chịu trách nhiệm chính, trách nhiệm đồng hành?
- (HOW) Làm như thế nào, sử dụng công cụ gì?
Tôi lấy một ví dụ ở đây là việc thiết kế thư mời để minh họa: lấy mốc thời gian là ngày diễn ra buổi họp thì:
(1) Trước 15 ngày, phó chủ tịch đào tạo phải có được thông tin chuyên gia và chuyên đề chuyên gia chia sẻ từ xác nhận của VBCI Việt Nam. Vì vậy trước đó phó chủ tịch đào tạo cần liên hệ VBCI Việt Nam để đặt lịch chuyên gia. Và chuyển thông tin đến trưởng ban IT để có đầu vào cho thư mời mục chuyên gia chia sẻ.
Cũng trước 15 ngày, trưởng ban đối nội phải có được thông tin diễn giả giới thiệu chuyên sâu là thành viên của cộng đồng (bài giới thiệu 8 phút + 2 phút hỏi đáp). Trưởng ban đối nội gửi thông tin đến trưởng ban IT để có đầu vào cho thư mời mục diễn giả giới thiệu chuyên sâu.
*** Với công cụ của VBCI Việt Nam khi biết cách làm thì 2 công việc trên có thể có kế hoạch và sắp xếp trước 3 - 6 tháng là bình thường, đó gọi là làm việc thông minh vậy.
(2) Trước 13 ngày, tức sau khi có thông tin chuyên gia và chuyên đề, cộng với thông tin diễn giả giới thiệu chuyên sâu thì trưởng ban IT sẽ thiết kế thư mời theo một form mẫu nhất định để tăng hiệu quả công việc. Khi có thư mời sẽ gửi đến chủ tịch, phó chủ tịch thường trực, phó chủ tịch đào tạo, phó chủ tịch đầu tư và trưởng ban đối nội để xem xét lại và duyệt nội dung để đảm bảo tiến độ.
*** Nếu ở bước (1) có lịch trước 3 tháng thì trưởng ban IT cũng dễ dàng có thư mời trước 3 tháng.
(3) Trước 10 ngày, thư mời đã chính thức đưa vào hoạt động truyền thông. Trưởng ban IT gửi thư mời mẫu chung đến trưởng ban sự kiện và truyền thông cũng như đến tất cả thành viên để gửi thư mời khách.
*** Bộ phận IT có vai trò rất quan trọng và cần thành lập team để hỗ trợ và backup cho nhau.
3. Bàn về một chút về master plan
Việc lên kế hoạch cho master plan là vô cùng quan trọng, vì đây là dữ liệu đầu vào cho tất cả các hoạt động khác, vì vậy cần tính toán thực sự chu đáo cho lịch của master plan này.
Một master plan phải được xuất phát từ mục tiêu của cộng đồng trong giai đoạn đó, mỗi gia đoạn khác nhau sẽ có mục tiêu khác nhau, mục tiêu khác nhau sẽ có master plan khác nhau. Và dưới đây là một số công cụ (hoạt động) để áp dụng linh hoạt và hiệu quả vào master plan.
Khóa đào tạo diễn ra trong 150 phút là kết thúc và sau đó là những chia sẻ từ thực tế hoạt động của nhánh phó chủ tịch ban đào tạo từ các cộng đồng VBCI. Những thông tin này góp phần để VBCI Việt Nam thấu hiểu các thực tế phát sinh để có những cải tiến cũng như đổi mới trong tương lai nhằm giúp gia tăng hiệu quả hoạt động cho thành viên của các cộng đồng VBCI.
"Học cách làm được chuẩn hóa của VBCI là cách tốt nhất để làm thật thật giỏi và thật hiệu quả" - đó là điều tôi tâm đắc với tất cả khóa học được VBCI tổ chức cho thành viên.
Muốn làm tốt hãy học! Việc học có thể áp dụng được ngay vào doanh nghiệp của bạn, đem lại hiệu quả tức thì.
Theo Cao Trung Hiếu - VBCI Phú Mỹ Hưng
TP HCM ngày 18/06/2024
